RODO a umowa najmu

RODO, czyli rozporządzenie o ochronie danych osobowych weszło w życie klika miesięcy temu. Budzi zarówno kontrowersje, jak i trudności w jego stosowaniu. Nowych przepisów muszą przestrzegać wszyscy, mający do czynienia z danymi osobowymi, w tym również wynajmujący mieszkanie.

Artykuł 4 Rozporządzania jasno wskazuje, kogo ono dotyczy. Mowa tu o wszystkich osobach i podmiotach, które w ramach prowadzonej działalności przetwarzają dane osobowe. Przez przetwarzanie należy natomiast rozumieć „operację lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, taką jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie.”

Poufność danych umowy najmu zgodnie z warunkami RODO

Zgodnie z tą definicją przetwarzania danych osobowych dokonują również osoby, które wynajmują mieszkania w ramach działalności gospodarczej. Przepis ten nie będzie miał zastosowania w przypadku osób fizycznych, zbierających dane na własny użytek. Za taką należy uznać osobę wynajmującą swoje mieszkanie bez zarejestrowanej działalności.

W ramach umowy najmu wynajmujący przetwarza (zbiera) dane osobowe najemcy, takie jak imię i nazwisko, adres, numer i serię dokumentu tożsamości, numer PESEL, NIP i inne. Na podstawie tych danych wystawia najemcy faktury i dokonuje rozliczeń księgowych. Wynajmujący zgodnie z RODO musi dopełnić wszelkich starań w celu zachowania bezpieczeństwa i poufności tych danych. Do każdej umowy powinien dołączyć oświadczenie o zgodzie na przetwarzaniu danych osobowych, które najemca musi podpisać. Nawiązując współpracę z innymi podmiotami, np. z firmą księgową, wynajmujący ma obowiązek upewnić się, że również ona przestrzega zasad wynikających z RODO i przetwarzania danych osobowych, które na podstawie tej współpracy udostępni.

Wynajmujący musi również wprowadzić w swojej firmie procedury zapewniające maksymalne bezpieczeństwo danych. Mowa tu przede wszystkim o ochronie przed dostępem do nich osób niepowołanych, przechowywanie ich w specjalnie do tego przeznaczonym miejscu, np. szafce zamykanej na klucz. W przypadku prowadzenia dokumentacji elektronicznej, komputer powinien być zaopatrzony w licencjonowane oprogramowanie systemowe oraz antywirusowe, należy go również zabezpieczyć hasłem i nie udostępniać osobom postronnym.

Do umowy najmu należy również załączyć dokument, z którego będzie wynikała celowość przetwarzania danych, wskazując w tym wypadku konieczność dokonywania rozliczeń, wystawiania faktur itp. Zapis ten może mieć również formę klauzuli zawartej w umowie. Najemcę należy również poinformować o przysługujących mu prawach, do których należą prawa do:
– informacji o przetwarzaniu swoich danych,

– dostępu do swoich danych,

– sprostowania danych,

– przenoszenia danych do innego administratora,

– nie wyrażenia zgody na przetwarzanie danych na potrzeby marketingowe,

– bycia zapomnianym, czyli usunięcia danych z bazy wynajmującego w dowolnym momencie; należy również wskazać sposób jak to zrobić.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *