W życiu zdarzają się różne sytuacje – przeprowadzki, pożary, kradzieże, nieporządek w dokumentach. Czasem gubimy ważne papiery, takie jak akt notarialny, który potwierdza przeniesienie własności nieruchomości, ustanowienie hipoteki, spisanie testamentu lub inne istotne czynności prawne. Czy jeśli zgubimy oryginał aktu notarialnego, jesteśmy bezradni? Na szczęście nie. Polski system prawny przewiduje rozwiązania na wypadek utraty takich dokumentów.
Czym jest akt notarialny?
Akt notarialny to urzędowy dokument sporządzany przez notariusza, który ma charakter dowodowy i potwierdza dokonanie określonej czynności prawnej. W wielu przypadkach (np. sprzedaż nieruchomości) akt notarialny jest wymagany prawem – bez niego dana czynność byłaby nieważna.
Czy można zgubić „oryginał” aktu notarialnego?
W praktyce – niezupełnie. Kiedy podpisujemy akt notarialny, oryginał (tzw. wypis pierwszy) zawsze zostaje w kancelarii notarialnej, a klient otrzymuje wypis aktu – dokument o takiej samej mocy prawnej, ale formalnie będący kopią oryginału przechowywanego przez notariusza.
Jeśli więc zgubimy nasz egzemplarz, to nie tracimy oryginału, a jedynie wypis. Dzięki temu można bez problemu uzyskać kolejny.
Co zrobić, gdy zgubimy akt notarialny?
1. Skontaktuj się z kancelarią, w której sporządzono akt
Najprostszym rozwiązaniem jest skontaktowanie się z kancelarią notarialną, gdzie dokument był sporządzony. Notariusz – jako urzędnik państwowy – ma obowiązek przechowywać oryginały aktów notarialnych przez 10 lat, a następnie przekazuje je do archiwum sądowego.
Jeśli akt był sporządzony w ciągu ostatnich 10 lat, notariusz może wydać kolejny wypis – na Twój wniosek, odpłatnie.
2. Co jeśli kancelaria już nie istnieje?
Jeśli kancelaria została zamknięta, dokumenty najczęściej trafiają do innego notariusza prowadzącego jej akta lub bezpośrednio do sądu rejonowego (wydział ksiąg wieczystych lub archiwum sądowe) właściwego dla miejsca sporządzenia aktu. Można tam ustalić, kto obecnie przechowuje oryginał aktu.
3. Wydanie wypisu z archiwum sądowego
Jeśli akt znajduje się już w archiwum sądowym (czyli minęło więcej niż 10 lat), trzeba złożyć wniosek o wydanie wypisu. Wymaga to uwiarygodnienia swojego interesu prawnego (np. że jesteś stroną umowy albo spadkobiercą).
Jakie dokumenty będą potrzebne?
Aby uzyskać wypis aktu, będziesz potrzebować:
dokumentu tożsamości,
informacji o akcie (data, strony umowy, numer repertorium, jeśli znany),
uzasadnienia wniosku, jeśli nie jesteś stroną umowy,
opłaty notarialnej lub sądowej (zależnie od miejsca pozyskiwania dokumentu).
Ile to kosztuje?
Opłaty są regulowane rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości. Wydanie wypisu aktu notarialnego to koszt:
6 zł + VAT za każdą rozpoczętą stronę wypisu,
dodatkowa opłata, jeśli potrzebny jest odpis uwierzytelniony lub poświadczony tłumacz.
W archiwum sądowym opłaty mogą być inne – warto wcześniej zadzwonić i zapytać.
Czy można uzyskać wypis przez internet?
Na ten moment nie ma możliwości pełnej obsługi online w tym zakresie. W niektórych kancelariach można jednak:
umówić się online na odbiór wypisu,
złożyć wniosek mailowo i odebrać dokument osobiście lub za pośrednictwem pełnomocnika.
Cyfryzacja notariatu postępuje, ale dotyczy głównie kontaktów między notariuszami a urzędami (np. księgami wieczystymi).
Podsumowanie
Utrata aktu notarialnego nie oznacza, że jesteśmy w martwym punkcie. Dzięki obowiązkowi przechowywania oryginałów przez notariuszy i sądy, uzyskanie nowego wypisu jest możliwe – i stosunkowo proste. Najważniejsze to wiedzieć, gdzie dokument został sporządzony i zachować cierpliwość w procesie pozyskania kopii.
Jeśli posiadasz ważne akty notarialne, zrób ich skany i trzymaj je w bezpiecznym miejscu (np. w chmurze lub na pendrive). Nie zastąpią one wypisu, ale pomogą szybko ustalić numer repertorium, datę i kancelarię, co przyspieszy odzyskanie dokumentu.